De (on)zin van de e-maildisclaimer

Categorie: Algemeen
tags: 240

De e-maildisclaimer, in het Duits ook wel "Angstklauseln" genoemd. En die term is veel passender als je het mij vraagt. Ik ontvang zojuist ook weer een e-mail van een klant en vraag me sterk af wat men denkt te bereiken met deze onzin. Volgens mij zou ik een filter moeten toevoegen aan mijn e-mail die alle e-mails retour afzender stuurt als deze een disclaimer bevatten. En dan natuurlijk voorzien van een passende tekst als:

Beste ontvanger,

Aangezien uw e-mailbericht is voorzien van een disclaimer en ik deze pas kan lezen nadat ik de e-mail reeds heb gelezen ben ik bang dat ik wellicht niet aan de disclaimer kan voldoen. Uit voorzorg heb ik uw bericht dus ongelezen retour gestuurd. Indien u van mening bent dat ik deze e-mail wel mag lezen, verzoek ik u deze nogmaals te versturen zonder disclaimer.

Met vriendelijke groet,

...

Onderstaand artikel van de Universiteit van Leuven geeft een aardig beeld van de situatie.

Zin en onzin van e-mail disclaimers.

Vanmorgen ontving ik een korte e-mail: “Meeting morgen in ons Antwerps kantoor om 14.30 uur.” Achter dit bericht stond echter nog het volgende:

“De inhoud van deze e-mail en de bijgevoegde bestanden is vertrouwelijk en enkel bestemd voor het gebruik door de geadresseerde personen. Kopiëren, verdelen of ander gebruik, onder welke vorm ook, van de inhoud van deze e-mail en de toegevoegde bestanden is verboden. De auteur van deze mail streeft ernaar informatie en advies te verlenen op een zorgvuldige manier, rekening houdend met de hem/haar beschikbare informatie. De gegeven informatie of het verleende advies kunnen echter nooit een aanleiding zijn om de aansprakelijkheid van [naam van het bedrijf] in te roepen. [Naam van het bedrijf] is enkel gebonden indien dit in het bericht expliciet is vermeld en voor zover deze toezegging bevestigd is door een geldig ondertekend document. De e-mails en de bijgevoegde bestanden zijn volgens een standaardprocedure gecontroleerd op computervirussen, wat niet garandeert dat ze er volledig vrij van zijn. E-mail die vanuit of naar het bovenvermeld e-mailadres van de afzender wordt gestuurd, kan door [naam van het bedrijf] gelezen en bewaard worden.”

De lange uitleg bij het korte bericht is een zogenaamde “disclaimer” en wordt vaak op het niveau van de mailserver standaard aan elke uitgaande e-mail toegevoegd. Is dit echter zinvol?

Laat ons de geciteerde disclaimer eens van naderbij bekijken. In een eerste zin wordt gezegd dat het bericht vertrouwelijk is en enkel bestemd voor de geadresseerden. Ik heb het bericht over de meeting doorgestuurd naar mijn secretaresse en ook naar een medewerker met de vraag om mij te vergezellen. Het bericht is, in strijd met de tweede zin, dus gekopieerd, verdeeld en hergebruikt. Ik heb de bijgevoegde adreskaart in mijn adresbestand overgenomen, wat blijkbaar ook niet mocht. Moet ik mij schuldig voelen?

Uit de derde zin leer ik dat de afzender ernaar gestreefd heeft mij informatie te verlenen op een zorgvuldige manier. Ik kan, volgens de vierde zin, het bedrijf waartoe mijn correspondent behoort, echter nooit aansprakelijk stellen voor wat in het mailbericht staat.

Stel dat ik voor de bewuste meeting met mijn medewerker twee uur onderweg ben om mij naar de aangekondigde vergadering te begeven en, eindelijk ter plaatse, mij verteld wordt dat de meeting wegens onvoorziene omstandigheden uitgesteld werd. Mag ik dan de verloren uren niet aanrekenen aan het bedrijf op het moment dat ik mijn factuur opmaak? Het antwoord is wellicht afhankelijk van de concrete omstandigheden maar met het zinnetje uit de disclaimer zal daarbij in elk geval weinig rekening gehouden worden.

Weliswaar is het bedrijf, volgens de disclaimer, enkel gebonden door wat in de e-mail staat, als dat expliciet in het bericht is vermeld èn de toezegging daarenboven nog eens bevestigd is door een geldig ondertekend document. Mijn correspondent is in dit geval de afgevaardigde-beheerder van het bedrijf. Treedt hij hier op in eigen naam? Uit de context blijkt het tegendeel. Zal ik hem een mail terugsturen met de vraag of hij zijn eerste mail nog eens wil bevestigen in een geldig ondertekend document? Dat zou niet in goede aarde vallen. Wat is dat overigens: een geldig ondertekend document? Volgens de wetgeving betreffende de elektronische handtekening is een e-mail toch ook een geldig ondertekend document?

Tot hier heeft de disclaimer dus zeker weinig zin. Mij lijkt hij voor het betrokken bedrijf trouwens niet zonder risico’s. Mijn correspondent zal er wellicht zelf ook van uitgaan dat aan zijn e-mailberichten gevolg wordt gegeven. Vroeg of laat komt hij misschien iemand tegen die de disclaimer in zijn voordeel gebruikt bij een betwisting, bijvoorbeeld over een niet nagekomen transactie die via e-mail was geregeld.

Dit soort vermeldingen die standaard aan alle uitgaande e-mail wordt geplakt, laat men, volgens mij, beter achterwege. Vanuit juridisch oogpunt hebben ze geen enkele zin.

Neem bijvoorbeeld het begin van de disclaimer, over het vertrouwelijk karakter en het verbod om te kopiëren. In de gevallen waarin via e-mail echt iets vertrouwelijk wordt meegedeeld, zal de afzender dat toch in het bericht zelf vermelden? En voor het kopiëren gelden toch de gewone regels van het auteursrecht?

Niet zelden ontvangt men zelfs e-mails met een disclaimer die zegt dat iedereen die per ongeluk het bericht ten onrechte ontvangt, dat bericht niet mag lezen en het onmiddellijk moet terugsturen naar de afzender. Dat is grappig, want die vermelding komt meestal pas na het bericht zelf en dat is dus sowieso al gelezen. En wat dat terugsturen betreft: ik wil dat, als verkeerde bestemmeling, wel doen maar word daartoe toch liever op een vriendelijkere manier uitgenodigd.

Wat verder met de beperking van de aansprakelijkheid van het bedrijf? Als uit de context van de e-mail blijkt dat de afzender namens zijn bedrijf optreedt, mag ik daar toch de logische consequenties aan verbinden? Hier doet, volgens mij, de disclaimer voor het bedrijf in kwestie meer kwaad dan goed. Het zou mij overigens niet verwonderen dat een bedrijf vroeg of laat in een procedure het deksel op de neus krijgt omdat de eigen disclaimer door een rechter tegen het belang van het bedrijf wordt geïnterpreteerd. Omgekeerd lijkt mij dat weinig rechters dit soort vermeldingen uit disclaimers zullen aanvaarden om de aansprakelijkheid van een bedrijf te verminderen of buiten kwestie te stellen. De standaard disclaimers zijn immers zo evident in strijd met het gezond verstand en met de context van de e-mailberichten zelf, dat ze door iedereen worden genegeerd. In meer dan 90 % van de gevallen stemt het negeren van de disclaimer trouwens overeen met wat van de spreekwoordelijke “goede huisvader” mag worden verwacht.

Heeft het toevoegen van standaardvermeldingen aan e-mails dan geen enkele zin? In het voorbeeld dat aan het begin van deze column is geciteerd, staat ook nog een verwittiging voor virussen. Dit heeft misschien weinig juridische waarde, maar een verwittiging voor virussen kan om andere redenen natuurlijk nooit kwaad.

De vermelding dat e-mail door het bedrijf gelezen en bewaard kan worden, heeft te maken met de toepassing van de privacywetgeving. In het geciteerde voorbeeld is dit ongeveer het enige dat vanuit juridisch standpunt behouden moet blijven.

Onze conclusie: veel beter dan het bijplakken van lange disclaimers aan alle uitgaande e-mail, is een hyperlink naar een – veel beter genuanceerde - e-mailpolicy van het bedrijf. Daarin kan men veel beter aan e-mailcorrespondenten uitleggen hoe ze met e-mail van het bedrijf moeten omgaan.

Vanuit sociologisch standpunt zou het interessant zijn om eens te onderzoeken hoe het komt dat de gewoonte van de e-maildisclaimers, hoewel meestal volstrekt zinloos,
toch zo sterk ingeburgerd is geraakt. Niet ten onrechte worden ze in sommige Duitse literatuur “Angstklauseln” genoemd. Dat duidt misschien aan in welke richting de verklaring voor dit vreemde fenomeen moet worden gezocht.

Bron: Universiteit van Leuven

Reacties

  1. Evert Jan Op 18-08-’09 08:52 schreef Evert Jan
  2. erik Op 18-08-’09 09:01 schreef erik
  3. Wouter Op 19-08-’09 16:21 schreef Wouter
  4. Jarno Op 20-08-’09 09:13 schreef Jarno
Laadtijd: